Het is vaak lastig om tijd vrij te maken om verbeteringen door te voeren. De drukte van alledag dwingt je vaak om door te gaan op de bekende manier, terwijl je weet dat het slimmer kan en je daardoor minder tijd kwijt zal zijn aan de dingen die je nu doet.
Meestal is het niet zo simpel dat de oplossing al klaar staat en je alleen maar over hoeft te schakelen…
Je zal dus tijd en soms ook andere middelen moeten investeren, terwijl de lopende werkwijze zowat al je tijd opvreet.
Hoe kan je deze vicieuze cirkel doorbreken?
Een mogelijkheid is om met regelmaat een klein beetje tijd te investeren, liefs in iets dat al meteen iets aan tijdswinst oplevert.
Bij een aantal bedrijven waar ik werkte werden de klantprojecten uitgewerkt op basis van de tekeningen van vorige projecten en wijzigingen die op oude machines bij klanten waren doorgevoerd. Veel energie ging zo zitten in het up-to-date maken van de ontwerpen van machines die voor het klantproject gebruikt werden.
Stap voor stap zijn we overgeschakeld op het werken vanuit een CAD-bibliotheek met beheerde ontwerpen. Bij iedere opdracht keken we welke machines in grote mate regelmatig terugkwamen in orders. Uit oude orders werd, zoals gebruikelijk, het meest geschikte ontwerp overgenomen. Daarin voerden we de bekende verbeteringen vanuit bijvoorbeeld service doord. Tot zover de gebruikelijke werkwijze. Dit actuele model sloegen we vervolgens op in de CAD bibliotheek (klein beetje extra werk). Nadat alle relevante machines zo in de bibliotheek gezet waren startten we aan het eigenlijke project en kopieerden we de betrokken machines naar de projectomgeving om ze ,waar van toepassing, klantspecifiek te maken.
We hebben ook per machine een zogenaamde “beheerlijst” opgesteld, waarin alle verbetervoorstellen verzameld werden. Bij ieder volgende project keken we of er urgente dingen in die lijst stonden. Die voerden we dan eerst in het bibliotheekmodel door. Op rustige momenten voerden we ook andere verbeteringen in (na beoordeling door een beheer team van 1 mechanisch engineer, 1 besturingsengineer en 1 verkoper).
Nadelen? Toen het de rest van de organisatie eenmaal duidelijk werd dat er werkelijk serieus naar verbetervoorstellen gekeken werd nam het aantal voorstellen toe. En uitleggen waarom een voorstel niet (nu) doorgevoerd werd steeds belangrijker en gingen dus ook tijd kosten. Een ander nadeel was dat we de tijd die in beheer gestopt werd apart registreerden. De projecten leken wel goedkoper te worden, maar de hoeveelheid niet-verkochte uren nam toe. Daar moet je financieel-administratief dus iets mee.
Een volgende stap was het synchroniseren van de informatie in de CAD bibliotheek met die in het verkooptool. Door te zorgen dat goed bekend is wat de specificaties zijn waarvoor het bibliotheekmodel geschikt is (en welke varianten al ge-engineerd zijn) kon de verkoop goed rekening houden met de interne belangen en die afwegen tegen de klantvraag. Heel vaak kon een reeds voorziene variant verkocht worden en daarmee veel engineering werk bespaard worden. Werd het werk van de engineers nu minder leuk? Nee, er kwam na verkoop van tijd ruimte om nieuwe machines te ontwikkelen!