Ken je dat? Er zijn veel projecten aangenomen of geïnitieerd die allemaal uit dezelfde beperkte poel met mensen putten. Iedere projectleider vindt zijn project natuurlijk het belangrijkste en het urgentst. Ze staan allen aan je bureau dat die engineer toch echt nu moet starten met zijn of haar project.
Daar sta je dan als COO. Welke keuze maak je en op welke gronden?
Ga je Antons week in 3 delen opsplitsen en ieder project een stukje geven? Niemand blij! Moet het project met de meest dichtstbijzijnde deadline voorrang krijgen? Ligt voor de hand toch? Moet B zo snel mogelijk aan de slag en met welk van de 2 projecten dan, weer die met de meest dichtstbijzijnde deadline? En O ja, programmeur D wil nog ff bijkomen van de stress van de vorige projecten, want altijd is hij de klos en moet extreem lange dagen maken bij de klant om toch nog enigszins op tijd een voldoende goed werkende installatie op te leveren. Hij wil vrij nemen, wanneer past dat? En of je nou eens wilt zorgen dat de projecten wel ruim genoeg gepland worden zodat hij ook een beetje normale werktijden en -druk kan hebben…..
Het was altijd een hele toer om hier verstandige keuzes in te maken. Totdat ik Epicflow kon gebruiken. Waarom? Dezelfde puzzel ziet er in Epicflow zo uit:
Je ziet aan de linkerkant allemaal nummers. En het programma heeft meteen project “test 3” bovenaan gezet. Dat komt door het algoritme dat erachter zit. Die rekent voor iedere taak de prioriteit uit en sorteert taken binnen een project en vervolgens projecten op volgorde van prioriteit. De kleuren geven ook nog een indicatie van urgentie en geel betekent dat het kritisch wordt (rood betekent dat je de milestone sowieso niet gaat halen). Is bovenstaande dan een garantie dat het goed komt? Nee dat niet. Hij heeft in deze fase nog niet uitgerekend hoe e.e.a. uitpakt als je zijn advies volgt en heeft ook eventuele vrije dagen en dergelijke zaken nog niet doorgerekend. Je kan hem dat wel laten doen en dan krijg je een voorspelling van hoe het bij de huidige input zal lopen:
En kijk: het blijkt dat alle 3 de projecten haalbaar zouden moeten zijn. Dat zou anders zijn als medewerker D een vakantie heeft aangevraagd in de periode dat hij aan project D zou moeten werken. Je kan de invloed van die aangevraagde vakantie onderzoeken in een zogenaamde “what if” omgeving. Hier kan je dit soort dingen onderzoeken zonder de “officiële” planning te verstoren. Je ziet dan bijvoorbeeld dit:
Natuurlijk heeft Epicflow nog veel meer functies. Die ga ik hier niet bespreken, maar het moge duidelijk zijn dat ik erg enthousiast ben. En bovenal: het is een web-based applicatie. Dat houdt in dat alle gebruikers tegelijkertijd dezelfde informatie zien en kunnen bewerken. Daarmee is er geen verschil in inzicht in de stand van zaken binnen je hele organisatie.
Meer weten? Neem gerust contact op: oscar@dokwadraat.com ; 06-24664009. Je kan ook een kijkje nemen op de website van Epicflow: www.epicflow.com