Hoe begroot je het ontwikkelen van een nieuw product? Er is weinig bekend en dus heel veel onzeker. Toch wil je baas of klant weten wat het hem zou kunnen gaan kosten en wanneer het klaar is om in productie te gaan of zelfs op volle capaciteit uitgeleverd te worden.
Dat kan je natuurlijk niet exact inschatten, maar een voorspelling is altijd te maken. Wel moet je daarbij heel duidelijk communiceren dat naarmate de activiteiten verder in de toekomst liggen de onzekerheid groter wordt. Ook kan je al vroeg aangeven welke afhankelijkheden je ziet en wat het effect kan zijn van verschillende uitkomsten van de stappen die daarvoor zitten.
Ik verdeel een project altijd in fasen. Binnen iedere fase bedenk ik welke stappen te doorlopen zijn. Een fase is bij mij altijd een samenhangend stuk werk dat je ongestoord in 1 ruk zou moeten kunnen uitvoeren.
Logische fasen zijn:
- Definitiefase
- Concept fase
- Ontwerp fase
- Detail fase
- Bestel & maak fase
- Test fase
- Optimalisatie fase
- 0-serie productie
- Optimalisatie serieproductie
- evaluatie
Niet alle fases zullen altijd nodig zijn. Misschien is er al een werkend prototype en moet die “alleen nog maar” herontworpen worden om tegen de juiste prijs met de gewenste aantallen geproduceerd te worden, dan vervalt mogelijk de conceptfase. Of gaat het om een machine die per klantproject in enkelstuks gebouwd gaat worden, dan vervalt de 0-serie en bijbehorende optimalisatie.
De definitiefase is in ieder geval van groot belang voor het projectsucces. In deze fase leg je met elkaar vast aan welke eisen en wensen het product uiteindelijk moet voldoen. Als er later nieuwe of andere inzichten ontstaan kan het zomaar gebeuren dat je een deel van het werk voor niets hebt gedaan of opnieuw moet doen. Nieuwe eisen of wensen zijn de grootste bron van meerwerk!
Als de verschillende fases die nodig zijn bepaald zijn bedenk ik per fase welke stappen er gezet zullen moeten worden. Natuurlijk weet je van tevoren niet alles. Het gekozen concept bepaalt bijvoorbeeld voor een groot deel de ontwerp- en detail inspanning. Cruciaal is dus dat je jouw opdrachtgever duidelijk maakt dat het maar een eerste inschatting is die onnauwkeuriger is naarmate de fase later in het project is. Ik spreek altijd af dat iedere fase een helder einde heeft waarbij de resultaten voorgelegd worden inclusief een herbegroting voor het vervolg (stage-gate proces).
Ik zet de verschillende stappen in een schema zoals deze:
Voor iedere stap bedenk ik welke competentie of functie er nodig is en (in overleg met een potentiële uitvoerder) hoeveel uur ik denk dat een gemiddeld ervaren medewerker met die functie ervoor nodig zal hebben. Naast de echt uitvoerende werkzaamheden voeg ik ook activiteiten als teamoverleg toe. Dat wordt dan een formule als x mensen keer y keer vergaderen keer z uur per overleg of vergadering. Zo kom ik tot een totaal aantal uur per functie per fase. Dan volgt het in de tijd uitzetten van die uren. Nu moet je wel weten wie er vermoedelijk aan jouw project kunnen werken, want niet iedereen werkt evenveel uren per week. Ik weet meestal wel wie per functie waarschijnlijk beschikbaar zijn en wat hun contracturen zijn. Als ze niet ook nog andere rollen in het bedrijf vervullen (OR of BHV of zo) reken ik met 80% van hun contracturen beschikbaar voor het project. Meestal moet het project zo snel mogelijk af zijn en kijk ik in deze fase van het plannen of binnen een functie taken parallel te doen zijn door verschillende medewerkers. Nou kunnen taken ook onderling afhankelijk zijn en kan het zo zijn dat de ene medewerker pas (echt) kan beginnen als de taak van een andere af is. Dus zet ik de taken ook nog uit in een GANTT chart en optimaliseer ik het schema. Zo kom ik tot een doorlooptijd per medewerker:
En dan dien je de “urenclaim” in bij de verschillende afdelingshoofden. En die krijgen in hun schema’s dan zo iets te zien:
Tja, dat past niet altijd, zoals in dit voorbeeld. Dit leg je dan bij de baas van het geheel neer, en zo komt het dan bij mij als COO uit. Wat een puzzel! Net als jullie maakte ik naar beste eer en geweten een keuze. En dan veranderen de inzichten en omstandigheden bij de lopende projecten korte tijd later weer en schuif je met mensen tussen projecten en activiteiten. Je kan er een dagtaak aan hebben. Totdat ik Epicflow ontdekte….
Lees over Epicflow in mijn blok over multi-projectmanagement https://dokwadraat.com/multi-projectmanagement/ , of ga direct naar de website van Epicflow https://www.epicflow.com/ .
Meer weten? Neem gerust contact op: oscar@dokwadraat.com ; 06-24664009