Altijd een lastige vraag voor engineers. Als geen ander weten ze wat ze nog niet weten of uitgezocht hebben. Ze weten ook dat het altijd wel ergens tegen zit. Zomaar kan de dynamica van de aandrijflijn een pittige uitdaging geven. Dan is het ontwerp te zwaar, dan weer niet sterk of stijf genoeg. Een leverancier laat langer dan gewenst op zijn advies wachten. Vaak valt de prijs van het initiële ontwerp te hoog uit en moet het ontwerp daarom herzien worden. En dan kan het CAD systeem ook nog eens tegenwerken, wat niet zelden voor komt.
Toch wil je als (project)manager een antwoord op deze vraag. Je wilt tenslotte weten of alles nog conform plan loopt en zo niet hoe groot de afwijking is.
Wat je in ieder geval niet moet doen is doorduwen op een direct antwoord. Dat verhoogd de stress alleen maar en geeft (versterkt) het gevoel dat je hem of haar niet begrijpt. In mijn geval helpt het natuurlijk enorm dat ik ook jarenlang hun soort werk heb gedaan, maar de aanpak die ik gebruik kan voor iedereen werken.
Ik ga het gesprek aan over de te nemen stappen. We bespreken wat er al gedaan is en hoe definitief “af” dit genoemd mag worden. We hakken het resterende werk in overzichtelijke mootjes en hangen daar een aantal werkuren aan. We bespreken de onzekerheden en de kans dat het tegen zit en wat dan de consequenties zijn. We bespreken wat onafhankelijk uitgevoerd kan worden en dus parallel kan lopen bijvoorbeeld tijdens wachten op advies van leveranciers. Zo komen we tot een stappenplan en een optelling van benodigde uren. We bespreken hoeveel uur per week doorgaans effectief aan het project besteed kunnen worden (maximaal 80% van de contracturen) en rekenen de doorlooptijd uit. Dan kijken we of er vakanties en feestdagen zijn in de komende periode. Die tellen we dan op bij de doorlooptijd. Vervolgens bespreken we wat we realistisch vinden als “risicobuffer”, de tijd waarmee we rekening houden dat het gemiddelde risico op tegenslag en vertraging zal kosten. We weten tenslotte dat niet alles zal tegenzitten en ook niet niets. Nu hebben we een planning waar we beiden een goed gevoel bij hebben!
Vaak komt de vraag echter als de eindstreep (of deadline) in zicht is. Dan is het werk wel te overzien. Meestal lopen we dan de nog openstaande activiteiten door en vervolgens schatten we over de duim hoe lang het nog gaat kosten.
“Zal niet in een week klaar zijn?”
“Nee, zeker niet”
“Maar ook geen 2 maanden meer duren?
“nee dat ook niet”
“4 weken, voelt dat krap of ruim?”
en zo voort totdat we beiden er een goed gevoel over hebben.
Vaak is dit ook het moment waarop ik commitment vraag voor de opleverdatum. Dan spreken we de einddatum af onder voorwaarden van “normale” tegenslag en dat hij of zij zelf zorgt dat de tekeningen ook echt die dag bij productie liggen. Zo hoef ik nooit te vragen om over te werken als het toch (een beetje) tegen zit. Bij deze afspraak hoort natuurlijk wel dat als er echte calamiteiten zijn ik meteen op de hoogte gesteld wordt, zodat we samen naar oplossingen kunnen zoeken.